مساعد المدير هو الذراع الأيمن لمسؤول أو للجنة إدارة. ينظم أجندته، ويصفّي الطلبات، ويُعدّ الملفات، ويُيسّر تدفق المعلومات. إنها وظيفة ثقة، متكتمة لكنها استراتيجية، حاضرة في كل الشركات وفي جميع مناطق العالم.
وصف المهنة
يتولى مساعد المدير (أو Executive Assistant) التنظيم اليومي لمسؤول أو أكثر: تدبير الأجندة، تحضير الاجتماعات، تنظيم الأسفار، معالجة البريد والرسائل الإلكترونية. ويُعدّ الوثائق والعروض والمحاضر، ويتابع تنفيذ القرارات المتخذة.
وبصفته نقطة الاتصال المفضلة للموظفين والزبناء والشركاء، فهو غالبًا ما يمثل الإدارة في الواجهة. ومع اكتساب الخبرة، يمكنه قيادة مشاريع أفقية أو تنظيم فعاليات أو تتبع بعض الميزانيات.
المهام الرئيسية
- تدبير أجندة المسؤول وترتيب الأولويات.
- تنظيم الاجتماعات ولجان الإدارة ومجالس الإدارة.
- إعداد الملفات والعروض ومذكرات التلخيص.
- تحرير المحاضر وتتبع الإجراءات المتفق عليها.
- تنظيم الأسفار المهنية (النقل، الإقامة، التأشيرات).
- تصفية المكالمات والرسائل الإلكترونية والبريد ومعالجتها.
- تدبير الوثائق والأرشفة والمعلومات السرية.
- تتبع مذكرات المصاريف وبعض ميزانيات الإدارة.
- تنسيق مشاريع ظرفية أو فعاليات داخلية.
المهارات المطلوبة
المهارات التقنية: تدبير أجندات معقدة، التنظيم اللوجستي، تحرير مهني لا تشوبه شائبة، تدوين الملاحظات والتلخيص، إتقان متقدم لأدوات المكتب، تدبير الوثائق، إنجليزية مهنية (لغة ثالثة ميزة إضافية)، أساسيات تتبع الميزانية.
المهارات الشخصية: الكتمان التام، حس الاستباق، التنظيم، سرعة التفاعل، الدبلوماسية، سهولة التواصل، القدرة على تدبير الحالات المستعجلة والأولويات المتغيرة.
الرواتب حول العالم
يتوقف أجر مساعد المدير على الدولة وحجم الشركة والمستوى التراتبي للشخص الذي يساعده. يعرض جدول الرواتب حسب الدولة أدناه نطاقات إجمالية سنوية تقريبية بالعملة المحلية، من المبتدئين إلى ذوي الخبرة الطويلة. وتقع مناصب Executive Assistant لدى الرئيس المدير العام لمجموعة كبرى أو في بيئة دولية في أعلى النطاق.
المسار المهني
- مساعد إداري (0 – 3 سنوات): دعم إداري لفريق أو مصلحة.
- مساعد المدير (3 – 7 سنوات): مساعدة مدير أو لجنة إدارة.
- Executive Assistant / مساعد الرئيس التنفيذي (أكثر من 7 سنوات): مساعدة رئيس تنفيذي، تدبير مشاريع استراتيجية.
- آفاق التطور: مسير المكتب، مدير الديوان، مكلف بالمشاريع، مسؤول المصالح العامة.
التكوين والدراسة
- شهادة تقني متخصص أو إجازة في مساعدة الإدارة أو تسيير المقاولات أو السكرتارية.
- تكوينات في اللغات وشهادات في المعلوميات المكتبية (TOEIC، شهادات Microsoft Office).
- إعادة التوجيه ممكنة انطلاقًا من الاستقبال أو الإدارة أو السكرتارية، مع ارتقاء تدريجي في المسؤوليات.
وكثيرًا ما يُحدث مستوى الإنجليزية وإتقان الأدوات التعاونية الفارق.
الفرص والقطاعات
يعمل مساعد المدير في جميع القطاعات: المجموعات الكبرى، المقاولات الصغرى والمتوسطة، مكاتب المحاماة والاستشارة، البنوك، المنظمات الدولية، السفارات، المؤسسات العمومية والشركات الناشئة. وتتطور المهنة نحو دور شريك حقيقي للإدارة، أكثر توجهًا نحو تدبير المشاريع والتنسيق.
باختصار
مهنة ثقة، متعددة المهام ولا غنى عنها لحسن سير أي إدارة. إذا كنت منظمًا ومتكتمًا وسريع التفاعل، أنشئ ملفك على Portfoler.com وقدّم نقاط قوتك للشركات التي توظّف.
الولايات المتحدة 
المملكة المتحدة 
ألمانيا 
فرنسا 
كندا 
الإمارات العربية المتحدة 
المغرب 
الهند 
إسبانيا 
أستراليا 
هولندا 
البرازيل 
